传统的会务管理模式中，信息的收集和处理需要通过大量人工的方式来完成，不仅工作量大，而且效率低下。另外由于数据量庞大、数据处理复杂等原因，会务工作人员往往需要花费大量的时间在记录、整理和分析上。另外因会务工作中缺乏有效沟通交流及及时反馈管理系统的支持，经常会出现工作中出现问题没能及时解决、会议资料和费用没有及时准确统计和上传、客户需求没能及时准确反馈等现象。对于大型会议，其工作人员数量多，会议准备周期长以及会在多地召开、参会人数众多的情况下，会议管理系统需要对各种会议信息及人员信息进行有效记录和管理，并通过数据报表对各种活动进行跟踪。

随着智能技术在社会各个领域日益普及应用，传统会务管理系统已经无法满足客户的需求。为了能够更好地服务于客户、提高工作效率和降低人力成本的投入，会务工作人员在信息化环境下应使用更先进、智能化的技术来提高企业的效率和提升用户体验感。

智能会务管理系统采用了云计算技术对用户数据进行存储管理，将复杂业务过程以模块化方式来实现；支持对多种业务对象进行分类汇总处理；具有灵活多样的查询分析功能。

在用户体验上智能会务系统采用人性化设计开发；操作界面简洁明了；同时可以根据客户要求进行定制开发。通过采用先进的信息技术、网络通信技术和计算机网络技术实现对会务资源和人员信息共享管理，使企业更好地对会务资源进行综合管理和调度。利用现代计算机网络技术与数据库等相关理论与方法来研究会务资源的组织管理、信息传输、检索、储存与更新等问题，以适应现代经济社会发展中出现的新形势。系统功能包括：组织结构管理、会议签到管理等等相关功能。

系统具有实时性强、数据量大、处理速度快等特点；采用先进稳定高效的安全体系架构并在此基础上采取了多项措施：采用基于身份识别技术等加密方式来保证数据传输系统安全；采用多重加密防护机制和多重备份策略；采取先进可靠的通讯安全机制保护各通信通道；为企业内部信息系统建设提供数据处理平台和共享方式等等。