随着企业的发展，文件越积越多，不仅占用大量的空间面积，难以管理，而且寻找文件起来大费周折。所以，很多企业为了顺应时代的发展步伐，学会借助无纸化办公系统，它是通过利用信息化技术帮助企业管理各类信息，可以移除对庞大的文件柜，甚至是填充有文书工作的单独房间的需求，从而释放宝贵的空间以便以更高效的方式使用。

无纸化会议体系的一个基本特征是：会议室设有公共视频显现的大屏幕和每个座位独自操控和使用的座位显现器，挑选座位显现或称异步显现时，由与会者自行操作该智能终端，此刻，该智能终端如同一台独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显现公共信号的同步显现或异步显现之间一键切换。

使用无纸化办公系统目的就是为了能够实现员工的搜索、共享，从而提高工作效率。所以，无纸化办公系统的操作应该是简单明了，不需要员工接受一系列的培训就可以上手使用的。 另外，无纸化办公系统的的访问权限也是需要重视的，所以要求所选择的系统可以由企业自行设置阅读、访问权限。这样不仅可以确保文化文件被有序管理，也可以防止机密文件的泄漏，给企业造成一定的经济损失。